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如何用Excel做人事统计工作

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正文:

不管是高校、企业还是政府机关,每年完成单位各种各样的人事情况统计、制作人员名册的工作都是必不可少的。SQL Server、Access等数据库软件入门门槛较高,不适合普通工作人员使用。笔者在不断摸索中发现了用Excel数组公式进行人员名册管理、统计的巧妙方法,现介绍如下。

本文将以制作高校教师年底统计名册、报表的实例来向大家介绍具体的操作。我们还要求当增加或删除员工记录后,报表能自动更新。

一、准备数据

1.将现有的教师名册从数据库中导出,存为Excel表格,根据名册要求调整格式,制作成人员名册;

2.在菜单中选择“插入→名称→定义”,分别定义各个列的含义,这样我们才可以在公式中直接引用该列的集合。例如:“单位”引用位置是“=名单!$A$2:$A$344”表示在名单这个表单内A列第2行到344行的这个范围内的单元格集合,我们称为单位。定义好我们需要的名称后保存工作表。

3.选择“插入→工作表”选项,插入一个新工作表,并更名为“学院情况统计”。在表格内建立表头和需要的统计栏目。所有准备工作到此结束,下面我们将为表格填充内容。

二、统计实战

1.首先进行各学院总人数的统计。在学院1的总人数栏中填入公式“=COUN TIF(单位,“学院1”)”(不含引号,下同)。COUNTIF能计算区域中满足给定条件的单元格的个数。标准格式为COUNTIF(Range,Criteria),Range为满足条件的单元格区域。Criteria为确定哪些单元格将被计算在内的条件,其形式可以是数字、表达式、单元格引用或文本。COUNTIF (单位,“学院1”)含义为统计单位集合中内容为“学院1”的单元格总数。

2.在学院1的女栏目中输入“=SUM((单位="学院1")*(性别="女"))”,输入完毕后,按下“Ctrl+Shift+Enter”键,生成数组公式{=SUM((单位="学院1")*(性别="女"))},计算结构也自动显示在单元格内。公式的含义为计算单位为“学院1”且性别为“女”的单元格总数。“*”代表“与”关系。

依此类推,在学院1后面单元格依次填入下列公式:

博士:=SUM((单位="学院1")*(学历="博士"))

硕士:=SUM((单位="学院1")*(学历="硕士"))

研究生比例:不属于统计内容,只要利用公式计算(博士+硕士)/总人数即可。

填写完学院1所有公式后,利用复制功能将学院1的所有公式复制到学院2的公式栏目。再利用替换功能,将学院2所有公式单元格的内容中“学院1”替换为“学院2”,则可以得到学院2的公式。可重复使用,填写完其他单元格,最后利用汇总功能完成合计栏。这样,一个统计报表就生成了。

3.数组公式与数组运算不同,数组公式通常以“Ctrl+Shift+Enter”结束,在不能使用工作表函数直接得到结果时,数组公式显得特别重要,它可产生多值或对一组值进行操作,也可以生成更复杂的公式。

如:求学院1中正高级职务人员中有博士学位且性别为女,年龄在35岁以下的人数,我们可以写为:

=SUM((单位=“学院1”)*(学历=“博士”)*(性别=“女”)*(年龄

三、总结

利用Excel的数组公式制作名册和统计报表大大降低了统计难度,也方便了数据的共享。利用数据保护功能将公式单元格保护起来形成模板,分发给其他人,使用者只要懂得简单的Excel编辑知识就可以使用。今年的统计工作完成后,明年只要将新数据复制到名册内,就自动形成了新一年的统计名册。大大简化了年终统计带来的烦恼。


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